Forretningsorden

Handikapcenteret

Tarup Gamle Præstegaard

Præstegårdvænget 51

5210 Odense

Forretningsorden

Forretningsorden for

Støttefonden for den selvejende institution

Handikapcenteret Tarup Gl. Præstegård




§ 1 Forretningsordenens grundlag

1.1 Bestyrelsen for Støttefonden har i medfør af § 6, stk.7, fastsat denne forretningsorden. 

 

§ 2 Bestyrelsens konstituering

 2.1 Bestyrelsen træder sammen umiddelbart efter udpegning af et nyt medlem af bestyrelsen. Bestyrelsen vælger af sin midte en formand og en næstformand. Valg af formand og næstformand ledes af bestyrelsens ældste medlem. Formand og næstformand vælges for en periode på 2 år.

 2.2 I tilfælde af formandens forfald, træder næstformanden i formandens sted. Skulle formanden eller næstformanden udtræde af bestyrelsen eller afgå ved døden inden udløb af valgperioden, foretages snarest muligt valg af formand eller næstformand for den resterende del af valgperioden.


§ 3 Bestyrelsesformandens opgaver, pligter og ansvar

3.1 Formanden har det overordnede ansvar for at sikre, at bestyrelsen arbejder effektivt og fungerer tilfredsstillende og at bestyrelsens opgaver varetages på bedst mulig måde i overensstemmelse med denne forretningsorden, fondens vedtægt og gældende lovgivning.

3.2 Formanden påser, at det enkelte bestyrelsesmedlems særlige viden og kompetence bliver anvendt bedst muligt i bestyrelsesarbejdet til gavn for Fonden. Bestyrelsesformanden evaluerer løbende i samråd med den øvrige bestyrelse, hvilke kompetencer bestyrelsen skal råde over for bedst muligt at kunne udføre de opgaver, der påhviler bestyrelsen. 

3.3 Formanden skal påse, at den øvrige bestyrelse bliver orienteret løbende om alle forhold af væsentlig betydning for Fonden.

3.4 I det omfang, der nedsættes særlige bestyrelsesudvalg, skal formanden løbende holde sig orienteret om arbejdet i disse. 

3.5 Formanden må ikke udføre hverv for Fonden, der ikke er en del af hvervet som formand. Formanden kan dog, hvor der er særligt behov herfor, udføre opgaver, som formanden bliver anmodet om at udføre af og for bestyrelsen. Bestyrelsens beslutning herom skal indeholde bestemmelser om de forholdsregler, der er vedtaget til sikring af, at bestyrelsen bevarer den uafhængige overordnede ledelse og kontrolfunktion.

 

§ 4 Indkaldelse og afholdelse af bestyrelsesmøder

4.1 Bestyrelsen holder normalt møde 4 gange om året i henhold til en i forvejen fastsat mødeplan. Dagsordenen til de enkelte møder omfatter de i vedtægterne angivne punkter og kan derudover inkludere særlige punkter.

4.2 Bestyrelsen holder i øvrigt møde, når formanden skønner det nødvendigt og derudover, når det forlanges af et medlem af bestyrelsen eller revisor. Anmodning herom fremsættes over for formanden med motiveret forslag til dagsorden. 

4.3 Formanden drager omsorg for, at der indkaldes til bestyrelsesmøde, så vidt muligt med mindst 14 dages varsel. I indkaldelsen angives dagsorden for mødet. Inden mødet udsendes det nødvendige skriftlige grundlag for behandlingen af de enkelte punkter på dagsordenen. Formanden kan bestemme, at skriftligt materiale, der ønskes behandlet på et bestyrelsesmøde, først omdeles på selve mødet og tilbageleveres ved mødets afslutning.

4.4 Bestyrelsesanliggender kan efter formandens beslutning behandles telefonisk eller ved skriftlig votering, herunder per almindelig eller elektronisk post. Et bestyrelsesmedlem kan forlange, at et egentligt bestyrelsesmøde afholdes.

 

§ 5 Bestyrelsesmøder

5.1 Bestyrelsesmøder ledes af formanden. 

5.2 I anliggender hvor alene de vedtægtsudpegede medlemmer af bestyrelsen disponerer, er denne beslutningsdygtig, når over halvdelen af disse bestyrelsesmedlemmer er repræsenteret. Beslutninger må dog ikke træffes, uden at samtlige vedtægtsudpegede bestyrelsesmedlemmer har haft adgang til at deltage i sagens behandling.

5.3 Hvis et bestyrelsesmedlem har længerevarende eller varigt forfald, skal dette meddeles formanden.


§ 6 Bestyrelsens forhandlingsprotokol

6.1 Formanden drager omsorg for, at der føres en beslutningsprotokol over bestyrelsens forhandlinger og beslutninger, der underskrives af samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening indført i protokollen.

6.2 Referat udarbejdes snarest muligt efter mødets afholdelse og sendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer med anmodning om eventuelle bemærkninger inden 14 dage. Ved næste møde underskrives referatet af bestyrelsens medlemmer. Medlemmer, der ikke har deltaget i et møde, underskriver alene som bekræftelse på, at de har læst referatet.


§ 7 Inhabilitet

7.1 Et bestyrelsesmedlem skal underrette formanden, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.

7.2 Se vedtægterne § 6.5.

7.3 Bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et bestyrelsesmedlems interesse i en sag er af en sådan art, at den pågældende er udelukket fra at deltage i bestyrelsens forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet.


§ 8 Bestyrelsens kompetencer og opgaver

8.1 Bestyrelsen drager omsorg for, at Fondens anliggender varetages i overensstemmelse med fondens vedtægt og øvrige gældende forskrifter for fondens virke.

8.2 Bestyrelsen skal ud over at varetage den overordnede og strategiske ledelse og sikre en forsvarlig organisation af Fondens virksomhed påse, at:   1) bogføringen og regnskabsaflæggelsen foregår på en måde, der efter Fondens forhold er tilfredsstillende,   2) der er etableret de fornødne procedurer for risikostyring og interne kontroller,   3) bestyrelsen løbende modtager den fornødne rapportering om fondens finansielle forhold og   4) kapitalberedskabet til enhver tid er forsvarligt, herunder at der er tilstrækkelig likviditet til at opfylde Fondens nuværende og fremtidige forpligtelser, efterhånden som de forfalder, og bestyrelsen er således til enhver tid forpligtet til at vurdere den økonomiske stilling og sikre, at det tilstedeværende kapitalberedskab er forsvarligt.

Det påses, at Fondens navn, hjemsted (hovedkontor) og registreringsnummer anføres på fondens breve og andre forretningspapirer.

8.4 Bestyrelsen kan beslutte at et eller flere medlemmer ved et kommissorium bemyndiges til at varetage afgrænsede opgaver med pligt til rapportering til bestyrelsen. Se § 6.8.

8.5 Bestyrelsen sikrer, at Fondens midler anbringes under iagttagelse af vedtægten og lovgivningens bestemmelser.

8.6 Bestyrelsen skal sikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revision.

8.7 Bestyrelsen skal skaffe sig de oplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af dens opgaver. 

8.8 Bestyrelsen må kun med alle bestyrelsesmedlemmers samtykke foretage eller medvirke til ekstraordinære dispositioner, som kan medføre risiko for, at vedtægten ikke kan overholdes.

8.9 Bestyrelsen vurderer én gang årligt, om bestyrelsen har de rette kompetencer og en sådan sammensætning, at der på bestyrelsesmøderne kan foregå en konstruktiv debat og en effektiv beslutningsproces.

8.10 Bestyrelsen gennemfører en evaluering, hvor bestyrelsens og de enkelte bestyrelsesmedlemmers arbejde og resultater evalueres med henblik på eventuelle forbedringer af bestyrelsesarbejdet.


§ 9 Uddeling

 9.1 Til uddeling kan kun anvendes frie reserver, hvorved forstås det beløb, som i Fondens senest godkendte årsregnskab er opført som overskud, og reserver, som ikke er bundet i henhold til lov eller vedtægten, med fradrag af overført underskud og i øvrigt efter henlæggelse til konsolidering af Fondens formue ifølge vedtægten, henholdsvis bestyrelsens bestemmelse.

9.2 På årsregnskabsmødet, hvor årsrapporten godkendes, træffer bestyrelsen beslutning om det maksimale beløb indenfor de frie reserver, der kan anvendes til uddelinger frem til næste årsregnskabsmøde (uddelingsrammen). De konkrete uddelinger indenfor uddelingsrammen besluttes af bestyrelsen i løbet af perioden.

9.3 Bestyrelsen kan henlægge en del af det disponible overskud til anvendelse i senere regnskabsår, hvis det findes hensigtsmæssigt for opfyldelse af fondens formål.


§ 10 Revisor og Revisionsprotokol

10.1 Bestyrelsen udpeger for 1 år ad gangen Fondens revisor, som skal være statsautoriseret.

10.2 Revisor skal til brug for bestyrelsen føre en revisionsprotokol. I revisionsprotokollen skal indføres alt, hvad der har betydning for bestyrelsen at erfare, herunder angivelse af kontrolbesøg og det derved konstaterede.

10.3 Når tilførsel er foretaget i revisionsprotokollen, udsender revisor protokollatet direkte til bestyrelsens medlemmer. Såfremt revisor opdager uregelmæssigheder af væsentlig betydning, skal der foruden tilførsel i revisionsprotokollen gives underretning til formanden.

10.4 Revisionsprotokollen skal forelægges i ethvert bestyrelsesmøde. Bestyrelsen skal gennemgå enhver indføjelse i revisionsprotokollen, og hvert medlem skal med sin underskrift bekræfte at have læst den.

10.5 Revisor har ikke uden for bestyrelsesmøderne adgang til at give de enkelte bestyrelsesmedlemmer særskilte oplysninger. Medlemmer af bestyrelsen skal dog have adgang til at henvende sig til revisor om Fondens forhold og eventuelt anmode revisor om at komme til stede på et bestyrelsesmøde.


§ 11 Årsrapport

11.1 Der afholdes årligt et bestyrelsesmøde (årsregnskabsmødet), hvor der træffes beslutning om godkendelse af årsrapporten og om anvendelse af overskud eller dækning af underskud i henhold til den godkendte årsrapport.

11.2 Bestyrelsen foranlediger udfærdigelse af udkast til Fondens årsrapport med ledelsespåtegning, som forelægges for fondens revisor til gennemgang. 

11.3 Revisor skal ved påtegning på årsrapporten bekræfte, at han har revideret årsrapporten. Revisor skal endvidere i revisionspåtegningen udtale sig om revisionen har givet anledning til bemærkninger.

11.4 Den reviderede årsrapport forelægges derefter sammen med revisors bemærkninger for bestyrelsen til godkendelse og underskrift på årsregnskabsmødet. 

11.5 Et bestyrelsesmedlem, der er helt eller delvis uenig i en årsrapport eller har indvendinger mod, at den skal godkendes med det foreliggende indhold, skal underskrive årsrapporten, men kan tilkendegive sine indvendinger med konkret og fyldestgørende begrundelse i tilknytning til sin underskrift.


§ 12 Tavshedspligt

12.1 Bestyrelsens arbejde foregår på lukkede møder. De enkelte bestyrelsesmedlemmer har tavshedspligt og må ikke ubeføjet røbe, hvad de under udøvelsen af deres hverv har fået kundskab om. 

12.2 Alt udleveret materiale, herunder den udsendte dagsorden med eventuelle bilag, skal betragtes som fortroligt. Hvert enkelt bestyrelsesmedlem er ansvarlig for, at materialet ikke kommer uvedkommende i hænde. Ved et bestyrelsesmedlems fratræden tilbageleveres alt det materiale, som vedkommende er i besiddelse af og har modtaget i sin egenskab af bestyrelsesmedlem.

12.3 Ovennævnte bestemmelser gælder tilsvarende for revisor, der måtte deltage i bestyrelsesmøder.


§ 13 Repræsentation udadtil

13.1 Bestyrelsens formand, eller en af bestyrelsen udpeget stedfortræder, repræsenterer Fonden udadtil.


§ 14 Ændringer i forretningsorden

14.1 Bestyrelsens forretningsorden gennemgås årligt for at sikre, at forretningsordenen til enhver tid er tilpasset gældende lovgivning og svarer til Fondens situation. 

14.2 Bestyrelsen kan med simpelt flertal ændre nærværende forretningsorden, dog først når samtlige bestyrelsesmedlemmer har haft lejlighed til at udtale sig herom på et møde.




Således vedtaget på stiftende møde tirsdag den 17. januar 2017.

 

Peter Zoffmann Madsen        Formand                      ____________________________

Helge Pasfall                          Næstformand             ____________________________

Michael Østergaard                Kasserer                        ____________________________

Ann Larsen                             Sekretær                      ____________________________

Anett Madsen                         Bestyrelsesmedlem   ____________________________     














Bilag 1 til forretningsorden for bestyrelsen

I årshjul for bestyrelsesmøder i Støttefonden afholdes typisk 4 bestyrelsesmøder i løbet af året.

Følgende punkter er standard på alle normale bestyrelsesmøder:

1. Godkendelse af referat fra forrige møde.

2. Tilføjelser i revisionsprotokollen.

3. Meddelelser fra formand, næstformand og øvrige medlemmer af bestyrelsen.

4. Drøftesager.


 I januar måned afholdes et møde med følgende punkter:

1. Oversigt over uddelte midler året før.

2. Gennemgang af god fondsledelse, uddelingspolitik og strategi.


 I marts/april afholdes årsmødet, et bestyrelsesmøde med følgende punkter:

1. Evt. valg af bestyrelsesmedlemmer.

2. Årsberetning.

3. Gennemgang af uddelte midler.

4. Formuens fordeling.

 Efterfølgende afholdes det årlige regnskabsmøde med følgende punkter:

5. Intern rapportering for året før.  2. Årsrapport 3. Revisionsprotokol.

6. Budget indeværende år.



 I august/september afholdes et møde med følgende punkter:

1. Intern rapportering pr. 30. juni.

2. Vurdering af strategi for uddeling af midler.


 I november afholdes et legatmøde med følgende punkter:

1. Intern rapportering pr. 30. september. 

2. Bestyrelsens selvevaluering.




Telefon

3026 1591

Email:

pz@tgpfond.dk

Støttefonden for Tarup Gamle Præstegård

Præstegårdsvænget 51

  5210 Odense


  CVR-nummer 38 55 53 67




Bank: Danske Bank


Konto: 9570 0012 339828